基本规则
- 根据用途和输出选择字体
- 调整行高（字号的 1.6 倍左右）和列宽
- 不要从 A1 开始，留出空白行和空白列
- 文字左对齐，数值右对齐
- 标明千分位分隔符和单位
- 设置缩进（可以使用一个列宽为 1 的单元格）
额外提高易读性的原则
- 根据情况隐藏网格线
- 画出边框
- 推荐的边框样式
- 推荐的边框样式
- 区分数值的颜色（例如:输入的数值使用蓝色，计算生成的数值使用黑色）
- 设置背景色（例如用很淡的颜色区分一下标题行）
工作表与单元格的基本操作
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可以设置工作表标签的颜色
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不要使用「隐藏」功能，如果确实需要隐藏部分行和列，使用「组合」（数据 → 组合）
-
使用「跨列居中」，而不是「合并单元格」
- 合并单元格会导致不好复制、插入列和行的操作变得复杂
- 纵向是没有「跨列居中」的，先合并单元格，再设置「单元格格式」，点击「方向」里的文本
-
跨单元格斜线使用「形状」+ Alt（可以沿着单元格边框移动）
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使用条件格式设置单元格颜色、找出错误值等
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固定标题单元格
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快速输入当时的时间（
Ctrl + Shift + :）和日期（Ctrl + ;）
日期和时间的计算和 Serial number
输入例如 2025/8/1 和 8-1 等日期时，会自动变成 Serial Number。1 天是 1，所以 24 小时是 1，12 小时为 0.5。
11 个必须掌握的函数
不管做什么工作，有些函数必须掌握。总共也不过 11 种函数。
- 区域指定
:，例如：SUM(A1:A3) - 单独指定
,，例如：SUM(A1,A3)
| 函数名称 | 概要 | 补充 |
|---|---|---|
SUM | 求和 | 可以使用 Alt + = 输入 |
MAX、MIN | 最大值、最小值 | 还可以使用 MAXIFS 和 MINIFS，例如：单元格区域 A1:A10 值中，小于 101 的值中的最大值，=MAXIFS(A1:A10,A1:A10,"<101") |
ROUND | 四舍五入 | =ROUND(单元格区域,位数) |
IFERROR | 错误时显示切换 | =IFERROR(单元格区域,报错时所显示的文字) |
IF | 条件判定 | =IF(逻辑表达式,TRUE时显示的内容,FALSE时显示的内容) |
SUMIF | 指定条件求和 | =SUM(区域,求和条件[,求和区域]) |
SUMIFS | 多条件求和 | =SUMIFS(求和对象区域,条件区域,条件1,条件区域2,条件2,…) |
COUNTIF | 符合条件的值的数量 | =COUNTIF(区域,条件)，空白单元格计数 =COUNTBLANK |
COUNTIFS | 符合多条件的值的数量 | =COUNTIFS(计数条件区域1,计数条件1,计数条件区域2,计数条件2,…) |
VLOOKUP | 值的查找和显示 | =VLOOKUP(要查找的值,区域,列编号,FALSE) |
EOMONTH | 月末等日期计算 | =EOMONTH(开始日期,月数)，月数 -1 则是上月末，0 本月末，1 下一个月末 |
检查操作和引用
F2快速检查单元格内容Tab移动Enter默认向下，如果需要横向填写数据，可以在设置中「高级」中将「按 Enter 键后移所选内容」取消勾选，或者设置成「向右」。
- 追踪功能确认引用单元格
- 想要显示追踪箭头时，选定输入有算式的单元格，点击「公式」下的「追踪引用单元格」
- 或者快捷键
Alt → M → P（按顺序按） - 「追踪从属单元格」可以检查「使用特定单元格的值进行计算的单元格」
- 想要显示追踪箭头时，选定输入有算式的单元格，点击「公式」下的「追踪引用单元格」
- 不要引用其它工作表
- 一般最好保证工作簿处于单独使用的状态
- 纯文本复制到当前表，更安全
- 如果需要复制公式，对应数据也要一并复制
- 明确数据出处
- 专门设置一个“来源”的列，文字较多时可以使用脚注在表格外
- 数据验证
四种引用格式
| 引用类型 | 示例 | 说明 | 复制公式时的变化 |
|---|---|---|---|
| 相对引用 | A1 | 行和列都可变动 | 行列都会随复制位置改变 |
| 绝对引用 | $A$1 | 行和列都锁定 | 行列都不会变 |
| 列绝对，行相对 | $A1 | 列固定，行可变 | 列不变，行会变 |
| 列相对，行绝对 | A$1 | 列可变，行固定 | 列会变，行不变 |